Notice of the Jiangmen Municipal People's Government Office on Printing and Distributing the 'Detailed Implementation Rules for the Scope of Archival Materials Collection by the Jiangmen Municipal Archives'

江府办〔2014〕13号 各市、区人民政府，市有关单位： 经市人民政府同意，现将新修订的《江门市档案馆收集档案资料范围实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。执行中遇到的问题，请径向市档案局反映。 江门市人民政府办公室 2014年5月9日 江门市档案馆收集档案资料范围实施细则 （2014年5月修订） 第一条 为科学界定江门市档案馆档案收集范围，加强国家档案资源建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案条例》和国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9号)，结合本市实际，制定本实施细则。 第二条 市档案馆以邓小平理论、"三个代表"重要思想和科学发展观为指导，坚持以人为本，根据档案分级管理的原则，依法开展档案收集工作，把属于市档案馆收集范围的具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案收集进馆，建立覆盖广大人民群众、内容丰富、结构合理的馆藏档案资源体系。 第三条 市档案馆依法接收下列组织机构的档案： 1．市委及所属各部门； 2．市人大及其常设机构； 3．市政府及其所属各部门和单位； 4．市政协及其常设机构； 5．市中级法院、市检察院； 6．市各民主党派机关； 7．市各人民团体； 8．市属文化、教育、卫生、体育、科研等事业单位； 9．市属国有企业、国有控股企业。 市档案馆还接收以上机构的下属单位和临时机构形成的应移交进馆的档案。 市政府所属各部门的派出单位，其形成的档案一般作为派出单位全宗的组成部分。 第四条 市直各部门档案馆、专门档案馆要按有关规定定期向市档案馆移交本部门及其直属单位形成的履行行政管理职能的档案。 第五条 新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织的档案，由市档案馆负责接收进馆。 第六条 市管干部的已故人员档案、列入市名人档案管理范围的名人档案、属于向市档案馆移交档案范围的各单位的已故干部和职工档案，列入市档案馆接收范围。 第七条 市档案馆应接收市直单位在主要业务活动中形成的涉及人民群众物质生活和精神文化生活的、能反映本部门本专业领域发展状况的专业档案，具体范围依据国家和省档案局有关规定。 第八条 中央、省各级机关和企业驻江单位所形成的档案，除上级档案行政管理部门与有关机关共同确定向上一级机关或主管部门移交以外的，由市档案馆负责接收。 第九条 本行政区内的重大活动、重要事件形成的重要新闻视频等声像档案、有保存价值的公务礼品等实物档案和其他相关门类、载体档案由市档案馆负责收集进馆。 第十条 市直机关、团体和事业单位发生撤销，由原单位负责整理，于撤并后两年内经市档案局（馆）检查验收后移交进馆；市属国有企业发生破产转制等情况时，其档案由原单位负责整理，待清算结束后，按照有关规定由市档案馆接收。以上单位的档案经协商同意，也可提前向市档案馆移交。 第十一条 经协商同意，市档案馆可收集或代为保管本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案。 第十二条 市档案馆通过接受捐赠、购买、交换和复制等方式，将对国家和社会有利用价值的、反映江门历史文化记忆的档案资料征集进馆，其范围包括： （一）江门地区各历史时期著名人物各种载体的档案； （二）反映江门地区各历史时期重大活动、重要事件的口述历史档案； （三）省内外、国内外有关机构保存的反映江门地区历史的各种语言文字和不同载体的档案； （四）江门地区各历史时期编修的族谱、家谱； （五）其他反映江门地区历史，与江门地区经济社会发展有关的历史文献资料。 第十三条 市档案馆接收纸质档案实体的同时，收集电子档案和纸质档案的数字化副本，并根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心，开展电子文件（档案）备份工作。 属于向市档案馆移交档案范围的各单位应按相关标准和保密要求移交电子档案或纸质档案的数字化副本。 涉密电子档案和纸质档案的数字化副本，应当严格按照保密规定进行保管、存储和使用。 第十四条 市档案馆接收保管期限为永久、长期、定期30年（含30年）以上的档案。 第十五条 市档案馆在收集档案时，应同时收集立档单位组织沿革、全宗介绍等有助于了解档案内容、立档单位历史的资料；收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。 第十六条 列入市档案馆收集范围的档案，按照有关法律、法规、规章的规定期限，可提前分期分批向市档案馆移交。 属于向市档案馆移交范围，但尚未达到移交年限的档案，由于保管单位的条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的，经市档案局（馆）和档案保管单位协商同意，可以提前移交进馆；专业性较强或者需要保密的档案，经市档案局（馆）审查和同意，可以适当推迟移交进馆时间。 第十七条 列入市档案馆收集档案范围的单位移交档案、资料，按如下规定和要求进行： （一）文书档案按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）和本单位《文书档案保管期限表》要求，必须收集齐全； （二）移交进馆的文书档案，档案质量应符合国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、省档案局《广东省机关档案工作业务建设规范实施细则》和市档案局《江门市市直单位文书档案质量检查验收标准》的要求，并经市档案局（馆）检查验收出具《档案质量合格证》后，方可正式办理档案移交进馆手续； （三）各门类档案按相关标准准确划分保管期限、国家秘密等级并进行规范整理，编制档案目录(包括立卷说明、案卷目录、卷内目录，或者归档说明、归档文件目录)，移交手工检索目录以及相应的电子目录； （四）凡反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种形态的档案，原则上向市档案馆移交。 第十八条 市档案馆在确定收集范围时，应通过调查研究，根据档案的实际价值，确定收集对象并编制档案移交单位的名册，建立科学的进馆序列。 第十九条 有关单位和部门对在档案接收与移交工作中成绩突出的单位及个人，应给予通报表扬。 第二十条 本细则由市档案局负责解释和组织实施。 第二十一条 本细则自公布之日起施行。《江门市档案馆收集档案资料的实施细则》（江府办〔2003〕91号）同时废止。