Opinions on Effectively Improving Document Quality and Efficiency and Strengthening Meeting Management

江门市人民政府办公室文件 江府办［2007］28号 关于切实提高办文质效加强会议管理的工作意见 各市、区人民政府，市直各单位：  为切实压减“文山会海”，推进机关作风建设，确保政府工作优质高效运转，经市人民政府同意，现就进一步提高办文质量和加强会议管理工作提出如下意见：  一、切实提高办文质效，减少“文山”  （一）求真务实，确保公文的严肃性。  1、增强公文的指导性。各级、各部门要本着求真务实的态度，以解决问题为根本，制发的公文必须对实际工作有现实的指导意义。杜绝以发文的方式来“走过场”、应付检查，对可发可不发的文件坚决不发。 凡以市政府、市政府办公室和市（区）政府、市（区）政府办公室名义发的公文，原则上只负责涉及全市全局工作安排部署、重大政策出台、重要事项裁决界定和法律、法规、政策有明确规定以及省政府、省政府办公厅有明确要求的文件。严格控制公文升级，能以市政府（市、区政府）办公室名义行文的不以市政府（市、区政府）名义行文；能以部门名义行文的，不以政府（政府办公室）名义行文。  2、加强文件的协调性。各级、各部门在办理公文的各个环节均要加强协调沟通，达成统一意见；向市政府或市政府办公室报送的公文，必须征求相关单位意见，内容要符合有关法律、法规；对涉及多个部门的工作，能合并发文的合并发文，避免出现各自为政、文件矛盾等现象。  3、加强公文的针对性。同一项工作不得发两个以上文件，请示件须遵循一事一报的原则。上级发到各市、区的文件，市政府如无新的重要意见或部署，不再发文。需转发到市直单位贯彻时，原则上只发相关责任单位。各级、各部门须根据工作的实际需要，明确文件发送的对象，特别是严格控制抄送件、简报类文件的发送范围；上报市政府的请示件，原则上不得抄送与此项工作无关的市领导；因特殊情况确需分送的，应在末页注明分送情况；必须加强内部刊物的管理，制止内部刊物过多过滥的现象。  （二）严格遵守行文规则，维护公文的权威性。  严格执行公文审批程序。一般不得越级请示和报告；凡需要市政府审批的事项，按规定的程序办理；除市政府领导直接交办的事项外，一般不得将应报送市政府的请示、报告直接报送市政府领导同志个人；市政府领导一般不在抄送件上批示。请示、报告必须由部门主要负责人签发。  对部门职责范围内的工作、事项和贯彻上级部门来文意见的文件，由归口部门或相关部门联合进行发文；须经市政府批准的事项，经市政府批准同意后由部门行文，行文时冠以“经市人民政府同意”字样。  市政府各部门不得以办公室（秘书科）的名义向市政府办公室报送公文；各部门除以函件的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向各市、区政府正式行文，确需向各市、区政府行文的，应经市政府批准，并在行文中冠以"经市人民政府同意"的字样。各部门下属管理机构、行业协会等一般不得直接向市政府或市政府办公室报送公文。  市政府办公室将严格遵照《国家行政机关公文处理办法》和《广东省国家行政机关公文处理实施细则》及有关规定，加强对各市、区，各部门向市政府报送公文的审核把关工作，凡是不符合规定的公文将一律退回。因报文单位不按规定办文，造成误时误事的，由报文单位负责，造成工作延误的，要追究责任。  （三）提高办文效率，注重公文时效性。  各级、各部门要对现行公文进行定期整理和修订，该完善的完善，该补充的补充，该废止的废止，确保公文的时效性。 要充分利用现代化的办公条件，大力推广自动化办公，提高办文效率。凡上报市政府的公文要预留相对充足的办理时间，报送请示、报告时，需同时报送纸质文件和电子文档给市政府办公室（电子公文交换系统开通后，通过该系统报送）。  （四）树立精品意识和责任意识，抓好公文草拟和审核环节。  各级、各部门必须认真遵循“符合政策、严谨细致、注重质量、精益求精”的办文原则，严格按照《国家行政机关公文处理办法》、《广东省国家行政机关公文处理实施细则》以及法律、法规、规章和上级有关政策的规定，充分发挥自身职能作用，草拟和审核公文时必须注意严把政策关、格式关、文字关，做到合符政策、文种恰当、格式规范、思路清晰、内容充实、表达准确、文字精炼、语句通顺、逻辑严密，杜绝出现各种差错，以切实提高公文质量。  二、精简各类型会议，增强会议效果  （一） 严格控制会议规格。  认真落实全市性会议的年度计划。每年年底，市直各单位要提前做好下一年度全市性会议计划，上报市委、市政府。全市性会议计划经市委、市政府批准后严格执行。  贯彻省政府部门工作会议精神，布置、总结部门业务工作的会议，由各部门召开，一般不以市政府名义召开。议事协调机构经批准召开全市性会议，可参照部门会议办理，不以市政府名义召开。  属于部门本系统召开的会议，一般不邀请市政府领导出席。市直部门召开的全市性会议，除传达落实行业（系统）的重大政策，贯彻重大改革措施的会议或其他重要会议，经市政府批准后，可请各市、区政府领导参加外，其他会议一般不请各市、区领导参加。除市长主持召开或其他特别重要的会议外，其他分管领导召开的大会，一般不要求各市、区政府主要领导参加。  （二）认真做好会议准备工作。  认真做好会前的准备工作，是会议取得成效的保证。主要做好以下工作：一是议题要明确。办会单位在开会前应明确议题，并通知与会单位，让其认真研究议题。如有与会议相关的其他问题，与会单位可提出一并列入会议讨论，以减少会议数量。二要作充分的调查研究，提出切实解决问题的具体措施后才开会。三是会前要协调。会议主办单位应在会前与相关部门进行充分协商，意见基本一致；经协商意见仍不一致的，应将分歧意见如实汇报，列明各方意见和理据，提出主办部门的倾向性意见，对协调情况要有书面意见。四是汇报材料要简明扼要，提前报送。各级、各部门向市政府会议汇报问题，要有简明扼要的汇报提纲，汇报内容要有针对性，所提意见明确具体，依据充分，背景清楚，有可供选择的若干方案，重大问题还要附专家咨询意见。汇报材料应在会前一周报市政府办公室。  （三）减少协调会工作会议的数量。  各部门要充分发挥职能作用，属职能部门职权范围内的工作，一律由部门协调解决或开会议决，不得将问题、矛盾上推到市政府。全局性工作或重大事项涉及多个部门工作，确实需要市政府开会协调的，要报市政府办公室，经相关业务科室把关，提出会议方案，报分管市领导审定。研究问题、协调工作的会议，要注重解决实际问题，可以座谈会、小组会形式召开。  （四）注重控制会议时间。  1、市政府倡导开短会、讲短话，大会一般不超过2小时。各级、各部门召开会议也要严格控制会议时间，避免讲套话脱会现象。  2、市政府常务会议研究的问题，相关责任单位要预先做好与有关部门研究、协调工作，并明确提出需常务会议研究解决的问题，每个议题汇报时间原则上控制在5分钟内。  3、汇报性会议，主办单位要事先审定提纲，力求简明扼要，交流经验发言一般不超过15分钟。  4、讨论文稿的会议，在会前将有关文稿印发与会人员作准备，力求长会短开，收到实效。  （五）节约会议开支。  召开会议要贯彻高效节约的原则，能不开则不开，能少开则少开，能开小会则不开大会，能不印发的材料不印发，能通过召开电视电话会议、网上会议等方式完成任务的，尽可能以上述方式进行。  市政府召开的会议，属综合性会议，经费按有关规定办理；属专项工作会议或各部门经批准召开的会议，会议经费由主办单位按规定标准在本单位行政经费中列支（特殊情况除外）。严禁向与会单位或下属单位、企业转嫁会议费负担。 按照国家规定，原则上不得在旅游景区、度假村等营业性场所举办工作会议；禁止召开以开会为名、公费旅游为实的会议。  （六）控制参会人员范围。  会议的主办单位要严格按照江府办［2004］39号文的规定，本着实事求是的原则，根据会议的内容，准确拟定参加会议的单位及人员名单，尽量避免与会议内容不相关的单位领导“陪会”。对与工作业务无关、影响不大或可参加可不参加的单位，不要列入参会单位。  （七）严肃会风  各级、各部门要按规定上网接收市政府会议通知，严格按通知要求派人准时到会，需要请假的，必须报会议主办单位批准；与会人员要按要求签到并按指定座位就座，不迟到、不早退、不开“小会”；会议期间要关闭手机、集中精神、认真做好会议记录，会后及时传达会议精神。  会议主办单位负责会议纪律监督。以市政府名义召开的会议，会议主办单位在会前要落实排位，并检查报名、签到与实际到会人员是否一致；会中要向主持人报告各单位到会情况，会后要对违反会议纪律的单位、个人列出名单，报送市党政机关作风建设领导小组办公室，作为机关作风考评的参考依据。 江门市人民政府办公室 二○○七年四月十一日 主题词：办文 工作 意见 江门市人民政府办公室秘书科 2007年4月13日 印发 （采集：赵岚 编审：叶海林）