Shenzhen Social Organization Administration Bureau Bidding Announcement for 2022 Archive Digitization and Processing Services

一、项目概况 建立完善档案管理制度，规范档案管理，将实体档案按标准和要求进行加工整理和立卷归档，同时进行数字化扫描形成电子档案，确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用，逐步实现档案材料的信息化管理和服务。 二、项目内容和要求 （一）服务内容 1.对2022年内采购人形成的以及部分往年需进行数字化扫描加工整理的文书材料、社会组织档案材料和党建材料等，完成接收、分类、清点、整理、增补（修改）著录、扫描、图像处量、图像质检、批量上传、打印目录并装盒、总检、移交等工作，使档案实体符合档案标准化要求，档案扫描后的电子数据符合档案数字化要求。 2.协助完成档案、资料的查询调阅工作。 （二）人员需求 1. 安排不少于2名人员执行本项目，具备项目所需的专业和技能条件，工作细致、认真、责任心强。中标人中标后，提前15个工作日提供符合条件的人选直至选定人员为止，提供待选人员的证书等文件由采购人确定最终人选。服务期内，如档案整理员有变动，中标人应提前15天通知采购人，并按照原条件及时补充人选，补充人选须经过采购人认可后方可更换。 2.执行项目的档案整理员具备良好的沟通能力，能熟练操作计算机、办公室软件、档案管理系统软件。 3.执行项目的档案整理员政治历史和社会关系清楚，无犯罪记录。 4. 执行项目的档案整理员应当遵守市社管局相关工作纪律，接受市社管局的管理。 （三）服务管理要求 1.中标人须承诺按照标书方案中的全部人员安排配置到位。同时，中标人须按国家法律规定与档案整理员签订劳动合同，并负责对档案整理员进行日常事务管理，须建立员工管理规章制度，以保证采购人能够顺利开展工作。 2.中标人应对档案整理员定期开展安全教育、质量教育、保密教育，提高档案整理员的工作责任心，改善档案整理员的工作态度。 3.中标人应与采购人签订保密协议，并与档案整理员签订保密协议，管理、督促档案整理员遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、服从采购人保密管理。 4.中标人对于采购人反馈的问题要督促员工改正，对于不能胜任档案管理员工作的，应及时调换人员。 5.中标人负责检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序是否符合档案整理、著录、扫描、装盒要求，是否符合深圳市档案馆进馆要求。 6.如遇特殊情况需要加班或增加工作人员的，中标人需无条件进行保障。 7.档案整理耗材由中标人自行解决。 8.中标人协助提供档案扫描加工服务所需的硬件设备（扫描仪、DVD光盘刻设备）等设备。 （四）其他说明条款 1.中标人违反国家相关法规，与其聘用人员发生纠纷，均由中标人负责调解和处理，采购人不承担任何责任并有权解除合同。 2.项目人员必须按标书方案的配置安排到位，并符合招标文件要求；对经上岗后发现不能胜任岗位工作或有严重违规现象的人员，采购人有权提出解雇，中标人需安排更换合格人员上岗，否则采购人有权解除合同。 3.因中标人服务期间不合格终止服务合同，中标人应承担全部的责任及负责全部人员的安置，不得向采购人提出赔偿。 4.中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。否则，采购人有权即刻终止合同，并要求中标人赔偿相应损失。 5.采购人不提供住宿。 （五）档案整理、图像档案质量技术要求 1.整理：对档案资料按照业务档案整理和数字化要求进行整理，具体工作主要包括：分类、拆钉、排序、修补、打页码、盖背脊、打印案卷封面、打印卷内目录、装订、装盒、盖盒。整理、扫描过程中不对档案原件造成损伤。档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。 2.档案扫描影像要求。 影像扫描时，彩色图像分辨率不低于300dpi，彩色图像采用JPGE格式进行保存。 扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理： （1）图像剪裁、纠偏等：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过±2度对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 （2）图像脏点、脏斑、去黑边等：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。 （3）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。 （4）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。 （5）图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。 3.图像数据挂接 （1）档案扫描完成后，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。 （2）为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在采购人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。 （3）确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入档案管理系统中。 三、项目要求 1.自合同签订之日起一年。本项目为长期经常性服务类项目，第一年为本次招标的中标服务期限，采购人可根据中标人的履约情况确定第一年服务期限结束后是否续期合同期限，但长期服务政府采购合同履行期限最长不超过三十六个月，续期合同的服务内容、服务期限、合同金额等实质性内容不变。 2.项目预算限额31万元，本项目费用采用包干制。投标总价以人民币报价，为服务期限内的服务总费用，包括但不限于：人员工资、社保、食宿、耗材费、使用硬件设备费、税费等本项目需求所涉及的所有费用，采购人不再为此增加任何费用。由投标人根据招标公告自行测算投标报价。（费用明细以及预估工作量详见招标公告附件1、2） 3.投标人中标后必须与采购人签订保密协议，不得泄漏工作中所接触获得的信息，须对项目相关数据等信息严格保密，不得外传、不得泄密、不得利用项目数据为自己或第三方谋取利益。 四、供应商资质要求 （一）具有独立法人资格或具有独立承担民事责任的能力的其它组织。 （二）参与本项目投标前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。 （三）参与本项目政府采购活动时不存在被有关部门禁止参与政府采购活动且在有效期内的情况。 （四）具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条第一款的条件。 （五）未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。 注：“信用中国”、“中国政府采购网”、“深圳信用网”以及“深圳市政府采购监管网”为供应商信用信息的查询渠道，相关信息以开标当日的查询结果为准。 （六）本项目不接受联合体投标，不接受选用进口产品参与投标，不允许转包或分包。 五、报名时间 1. 报名方式：投标人代表应携带法定代表人（负责人）资格证明书、授权委托书、营业执照或法人证书复印件、政府采购投标及履约承诺函至我局办理报名手续（上述报名资料必须加盖公章，法定代表人（负责人）资格证明书格式详见招标公告附件3，授权委托书格式详见招标公告附件4，政府采购投标及履约承诺函格式详见招标公告附件5）。 2.报名截止时间：2022年 4 月8 日下午18：00（公休日及法定节假日除外）。逾期未报名将不再受理。 3.报名地点：深圳市罗湖区笋岗东路12号中民时代广场A座15楼1503室。联系人：蔡绮琪，联系电话：25832745。 六、投标文件组成、递交时间及地点 （一）投标文件内容包括但不限于： 1.投标单位营业执照或法人登记证书（加盖公章）； 2.法定代表人（负责人）资格证明书（提供法定代表人（负责人）身份证复印件，法定代表人签字或盖私章，加盖公章，格式详见招标公告附件3）； 3.法定代表人授权委托书（委托书需列明委托事项、委托期限、被授权人姓名、身份证号码，提供被授权人身份证复印件，法定代表人签字或盖私章，加盖公章，格式详见招标公告附件4）； 4.参加本次政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录、未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单（提供政府采购投标及履约承诺函、格式详见招标公告附件5）； 5.投标报价单含经费明细表（法定代表人签字或盖私章，加盖公章）； 6.其他资料（见评分指标）。 所有投标文件一式五份（正本一份副本四份，正本需逐页盖章，副本可为正本盖章复印件）分别注明“正本”或“副本”，装订成册密封并在封口处加盖投标人公章。投标文件于评标会当天现场递交至评标会议室。 （二）评标会时间地点 1.评标会时间：具体时间另行通知。 2.评标会地点：具体时间另行通知。 3.请投标人参加开评标会（参加评标会的被授权人需出具身份证原件核验，若投标单位更换被授权人，需按要求重新提交授权委托书、被授权人身份证）。 七、评标信息 该项目评标采用综合评分法。 评分细则如下： 八、其他事项 投标单位有下列情况之一的，其投标将被拒绝或作无效投标处理： （一）未在规定时间内将投标文件送达规定地点的。 （二）投标人不具备投标资格要求，或未提交相应资格证明材料 （三）投标文件未按规定密封、签字、盖章。 （四）投标文件无法定代表人签字或无法定代表人有效授权委托的。 （五）分项报价或投标总价高于预算金额（最高投标限价）的。 （六）同一项目出现两个及以上报价，且按规定无法确定哪个是有效报价。 （七）评标委员会认为投标单位的报价明显低于其他通过符合性审查投标单位的报价，有可能影响产品质量或者不能诚信履约的，投标单位不能在合理的时间内提供书面说明，或无法提交相关证明材料，投标单位不能证明其报价合理性的。 （八）所投货物、工程、服务在质量、技术、方案等方面没有实质性满足招标文件要求。 （九）法律、法规规定的其他情形。 九、重要提示 （一）投标人投标报名成功后放弃投标的，应在投标报名截止日期前通知采购人。 （二）采购人有权对中标供应商就本项目资格条款要求提供的相关证明资料（原件）进行审查。供应商提供虚假资料被查实的，则可能面临被取消本项目中标资格、列入不良行为记录名单等风险。 （三）本招标公告所涉及的时间一律为北京时间。投标人有义务在招标活动期间浏览深圳民政在线（mzj.sz.gov.cn），在深圳民政在线上公布的与本次招标项目有关的信息视为已送达各投标人。 （四）本招标公告解释权归深圳市社会组织管理局所有。 附件：1. 2022年社管局档案材料数字化扫描加工整理服务项目预算 2. 2022年档案材料数字化扫描加工整理服务项目预估工作量 3.法定代表人（负责人）资格证明书 4.法定代表人授权委托书 5.政府采购投标及履约承诺函 深圳市社会组织管理局 2022年3月31日