Notice on Issuing the 'Guangzhou Municipal Measures for the Management of Overseas Enterprise Archives'

穗府〔1994〕5号关于颁发《广州市境外企业档案管理办法》的通知各区、县（市）人民政府，市府直属各单位： 现将《广州市境外企业档案管理办法》颁发给你们，请遵照执行。 广州市人民政府1994年1月14日 广州市境外企业档案管理办法 第一章 总则 第一条 为加强本市在境外设立企业的档案管理，保障企业的健康发展，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》等有关规定，制定本办法。第二条 凡本市行政区域内在国外和香港、澳门地区设立的独资、合资、合作企业（以下简称境外企业）适用本办法。第三条 境外企业形成的各种门类（载体）档案，应遵照驻在国家或地区的有关法规和我国有关规定，做好保护和移交管理工作。第四条 广州市档案管理部门是境外企业档案的主管机关，广州市对外经贸管理部门依职责配合做好监督管理工作。市属区、县（市）档案管理部门负责本辖区内境外企业档案工作的监督和指导。第五条 境外企业应明确一名负责人分管档案工作，要在行政或综合部门配备专人兼管日常工作，并应按分工权限接受香港越秀企业有限公司、澳门羊城企业有限公司和境内业务主管部门的协调和指导。 第二章 文件材料的形成和归档 第六条 境外企业在生产、经营和其他各种业务活动中形成的具有保存价值的文件、统计表、名册、图纸、电报、照片、录音、录像、计算机磁带、缩微胶片等均应按规定积累、立卷和归档。任何人不得据为己有。企业各业务部门在业务中形成的文件，也应指定专人积累、立卷、经业务负责人审核加具意见后归档。第七条 文件材料归档应符合下列规定：（一）材料完整、真实和准确；（二）原件字迹条线清楚，签署手续完备，缺原件的可将复印件归档，但应作出说明；（三）产品试制、基建工程、设备安装等项目，在完成任务后3至6个月内，应将文件材料整理立卷，由企业集中归档；（四）合资、合作经营等重要经济合同（协议）签订后，应于当年终由企业集中保存；如属经营销售的合同（协议）由业务部门短期保存；（五）除（三）、（四）两项外的其他各项管理文件材料，应在第二年上半年内完成整理立卷，由企业集中归档；（六）一般性的文件材料归档一式一份，比较重要、利用又比较频繁的，可适当增加归档份数；（七）文件材料整理立卷，应编制卷内和案卷目录，并符合规定要求。 第三章 档案的管理 第八条 档案可按行政管理、经营管理、合同（协议）管理和按产品、基建房产、设备仪器、会计等分类管理，也可视企业情况确定。第九条 凡已归档的产品、设备、基 建的图纸需要修改的，须经企业负责人批准并有修改补充通知单。修改内容较多时，应另出新图纸代替，原图纸作废。第十条 境外企业在驻地购置楼宇物业，必须将其产业的契证等文件材料，正本由企业档案部门保存，副本送交其境内业务主管部门档案室保存。如以私人或其他名义购买的，还必须在驻地办理财产归属的法律手续，形成的文件，正本应交由境内投资单位档案部门保存，副本或复印件应分别由境外企业档案部门和其境内业务主管部门的档案室保存。第十一条 境外企业进行经营股票（包括发行、买卖股票和债券）、黄金等风险较大的商业活动时，其形成的文件材料应由企业档案部门保存，并将复制件交由境内业务主管部门档案室保存。第十二条 境外企业在驻地或第三国（地区）再投资（包括以参资和购股方式投资），设立分支办事机构或开办独资、合资、合作经营企业，其档案材料应移交境内业务主管部门管理。第十三条 境外企业发生撤销、合并、分立、转让、破产或终止时，其档案材料应移交境内业务主管部门保存，其楼宇物业变更，必须附有清单一并移交。第十四条 境外企业档案的保管期限，凡对企业和国家有长远利用价值的，应作永久保存；对企业和国家在比较长时期内有利用价值的，应作15年至50年保存；对在短期内有保存价值的，应作5年至15年保存。对超过保管期限，需要销毁的，应经过鉴定，并列册经境内业务主管部门批准后才能销毁。第十五条 境外企业档案应有专门防护设施，保证档案的安全。第十六条 档案管理应适应现代化要求，应用电子计算机、光盘贮存检索档案等，并逐步改善档案保护条件。 第三章 奖励与处罚 第十七条 对档案材料的收集、整理、归档、保护和提供利用等方面取得显著成绩的单位和人员，由各级档案行政管理部门给予奖励。第十八条 有下列行为之一的，由企业或其业务主管部门根据情节轻重，给予行政处分；对造成损失的，由档案行政管理部门根据档案的价值和数量，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究法律责任：（一）擅自销毁应当保存的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布应当保密的档案的；（三）玩忽职守、管理不善，造成档案损毁、丢失或其他损失的；（四）经教育，拒不按规定归档的。 第五章 附则 第十九条 本办法由广州市档案局负责组织实施和解释。第二十条 本办法自颁发之日起施行。 公开方式：主动公开