Interpretation of the 'Guiding Opinions on Regulating the Issuance of Volunteer Service Record Certificates'

日前，中央文明办、民政部、教育部、共青团中央四部门联合下发了《关于规范志愿服务记录证明工作的指导意见》（民发﹝2015﹞149号，以下简称《指导意见》）。《指导意见》对志愿服务记录证明工作进行了科学规范，是提升志愿服制度化水平、推进志愿服务事业发展的又一个政策举措。《指导意见》发布后引起了社会广泛关注。记者就社会关注的一些问题采访了民政部社会工作司有关负责人。 问：请您简要介绍一下《指导意见》出台的背景？ 答：志愿服务是现代社会文明进步的重要标志，党和国家高度重视志愿服务的制度化建设。根据国务院第十三次全国民政会议和中央文明委的有关要求，2012年，民政部出台了《志愿服务记录办法》，并在全国137个地方启动了志愿服务记录制度试点工作，探索建立健全志愿服务记录管理体制和运行机制。两年多来，试点工作取得了良好效果，有力推动了当地志愿者队伍建设和志愿服务事业发展。但在实践中发现，为志愿者开具记录证明工作还存在着主体不清、格式不一、内容不全、随意性大等问题，影响了志愿服务记录的公信力和志愿服务证明的权威性，不利于志愿服务事业的健康发展。为规范志愿服务记录证明工作，落实中央文明委《关于推进志愿服务制度化的意见》及《分工方案》，中央文明办、民政部、教育部和共青团中央决定联合出台《指导意见》，对志愿服务记录证明的出具主体、内容格式、办理流程和监督管理进行规范。 问：志愿服务记录证明是什么？哪些人可能会用到？ 答：志愿服务记录证明是记载志愿者身份、志愿服务时间和服务内容等信息的重要载体，是志愿服务日常记录的重要延伸，是志愿者参加志愿服务活动的真实体现。近年来，随着志愿服务的广泛开展，越来越多的人参与到志愿服务活动中来，越来越多的单位和组织将参加志愿服务作为招生、招录人员和进行评优、表彰的重要参考和依据。因此，志愿服务记录证明的使用者会越来越多，使用范围也会越来越广。不管是中国人还是外国人，只要在中国境内参加了志愿服务活动，都可能会用到志愿服务记录证明。在他们需要时，向有资格出具志愿服务记录证明的单位提出申请即可办理。 问：哪些单位有资格为志愿者开具志愿服务记录证明？ 答：确定志愿服务记录证明的出具主体需要坚持“谁记录谁证明”的原则。志愿服务记录证明出具主体应同时满足三个条件：（1）依法设立的组织或单位；（2）需要出具证明的志愿者参加了该单位组织的志愿服务活动；（3）客观真实地记录了该志愿者参加志愿服务活动的相关信息。根据这个要求可以看到，志愿服务记录证明出具主体资格是相对的，一个依法成立的单位组织了志愿服务活动且记录了志愿者的服务信息，有资格为这些志愿者出具志愿服务记录证明，但对未参加其组织的志愿服务活动的志愿者而言，不具备出具主体资格。 此外，出具主体因合并、分立、解散或其他原因无法开具证明的，承接其工作的单位或其上级单位（主管部门）可以作为主体接续办理相关事宜。 问：志愿服务记录证明应该包含哪些信息？确定证明信息要素时主要有哪些考虑？ 答：为确保志愿服务记录证明能够真实、客观、准确地反映志愿者参加志愿服务活动的情况，《指导意见》中规定志愿服务记录证明应包含四方面信息：一是志愿者姓名、证件类型和号码、志愿者编号等志愿者身份信息；二是志愿者参加志愿服务活动的服务时间（以小时为计量单位）和内容等志愿服务信息；三是出具主体的名称、负责人、经办人、联系方式等出具主体信息；四是证明编号、出具证明的日期及其他需要说明的事项等其他信息。 这些信息项主要是从需要和精简两个原则考虑确定的。首先，志愿者身份和志愿服务信息是申请开具证明的志愿者希望证明的核心内容，出具主体的信息和其他信息是对志愿服务记录证明工作进行规范管理必须明确的内容。第二，证明一般不宜过长，一页纸的篇幅较为合理。为了平衡需要和精简两个原则，《指导意见》中规定，如需补充证明志愿者参加志愿服务活动的其他信息，如志愿者参加的志愿服务活动、相关培训及获得表彰奖励等信息，可以附件形式附在证明后面。 问：志愿服务记录证明有统一推荐的格式吗？ 答：《指导意见》提供了志愿服务记录证明推荐格式。该格式的设计吸收了各方的合理化建议意见，目前看来比较完善，如：考虑到少数民族或外籍志愿者名字可能较长，我们将志愿者姓名设计为单独一行；考虑到外籍人士和出国留学、就业志愿者的需要，证明同时兼容了中英文版本；考虑到需要添加附件以证明其他志愿服务信息的情况，在证明中设置了是否有附件的选项，等等。该格式具备志愿服务记录证明应包含的全部要素，样式庄重大方，电子版可以在民政部门户网站中下载。 为确保志愿服务证明的权威性、严肃性，出具主体应按照统一规范的格式为志愿者开具证明。 问：志愿者申请开具志愿服务记录证明时需要注意哪些问题？ 答：志愿者需要开具志愿服务记录证明，首先，要明确向谁申请，如果志愿者只参加了一个单位组织的志愿服务，直接向该单位提出申请即可；如果志愿者在多个单位参加志愿服务，可有两种方式供选择：（1）向自己注册或经常参加活动的单位提出申请，由该单位核实汇总所有志愿服务记录信息，志愿者提供相应的协助。志愿者提供的协助主要是向负责核实汇总的单位提供其他单位为其记录的志愿服务信息和联系方式以便查实；（2）向具备证明出具资格的主体分别提出申请。其次，要以有效的方式提出申请，可以提出书面申请，也可以通过网络等其他形式提出申请，如志愿服务信息管理系统中的特定操作、发送电子邮件等。为了使“提出申请”成为一个管理上确定可查的行为，申请不宜以口头方式提出。再次，要提供充分的申请信息，包括证明的用途、申请日期和联系方式，并提供个人身份证件号码。 问：志愿服务记录证明的出具主体为志愿者办理志愿服务记录证明时有哪些注意事项？ 答：收到申请的单位在办理志愿服务记录证明开具业务时需要注意：第一，应确认自身是否有资格为申请人开具志愿服务记录证明，如申请人未参加过本单位组织的志愿服务活动，不能受理；第二，应严格依据志愿服务记录为申请人开具志愿服务记录证明，证明中不能随意添加志愿服务记录以外的信息，确保证明的真实性；第三，要加盖本单位公章，负责人和经办人需要亲笔签名，还要做好证明的编号、登记等工作，妥善保管好相关档案；第四，将证明提供给申请人之后，应及时通过公示栏、网站、QQ群等方式在本单位成员内部进行公示，时间一般不少于7天；涉及多个志愿服务记录主体的志愿服务记录证明，出具主体应在志愿服务管理信息系统中予以公示，接受本单位成员及其他社会成员的监督。 问：开具志愿服务记录证明时，证明单位是否可以使用自己的志愿服务标识？ 答：为弘扬志愿精神，培育中国特色的志愿服务文化，2014年12月5日中央文明办、教育部、民政部、文化部、团中央、全国妇联、中国文联、中国志愿服务联合会等联合发布了全国志愿服务标识。《指导意见》所附证明左上角即使用了该标识，以体现证明的权威性。但考虑到志愿服务是一项丰富多彩的事业，一些组织在志愿服务实践中已经形成了有自己特色的志愿服务标识，希望在证明中使用的，可置于证明右上角。附件中已经以青年志愿者心手标识为例做了插入示范，需要使用自己的志愿服务标识的，可以依此方式制作。如没有自己的志愿服务标识，可直接将推荐格式右上角的示例删除后使用。 问：通过志愿服务信息系统记录服务信息的志愿者如何办理志愿服务记录证明？ 答：随着志愿服务事业的不断发展，志愿者队伍的不断壮大，依靠信息技术优化志愿服务管理已经成为发展趋势。2012年，民政部组织建设了全国志愿者队伍建设信息系统，近年来部分地方和组织也建设了自己的志愿服务信息系统，通过这些信息系统，网上注册志愿者、网上记录志愿服务信息已经成为现实，在线打印志愿服务记录证明也成为了可能。今年7月22日民政部发布了《志愿服务信息系统基本规范》，中央文明办、民政部、共青团中央拟联合发文推广实施该标准。未来，凡是符合该标准，且与全国志愿者队伍建设信息系统完成对接，实现了数据全国联网的信息系统，均具备直接为志愿者打印志愿服务记录证明的功能和资格。通过全国志愿服务管理信息系统实现在线注册和服务记录的志愿者，可直接在信息系统中下载打印志愿服务记录证明表格，到自己注册或经常参加活动的单位申请核实相关情况并加盖公章。 问：志愿服务记录证明关系志愿者切身利益，如何保证志愿服务记录证明的真实性？ 答：志愿服务是一种崇高的行为，应该得到社会的肯定，志愿服务记录证明正是这种肯定的有效载体。确保志愿服务记录证明的真实性既是对志愿者利益的保护，更是对社会诚信的保护。《指导意见》对此也有充分的考虑。第一，要求志愿服务记录证明严格依据志愿服务记录开具，而《志愿服务记录办法》中已经设计了多种方式尽可能确保志愿服务记录的真实性，这是志愿服务记录证明真实性的基础；第二，建立了证明公示制度，提出了一般不少于7天的公示时间要求，使证明内容能得到有效的监督；第三，要求证明中提供联系电话，便于接受相关人员对证明真伪的查证咨询；第四，建立了“谁证明谁负责”的虚假证明的追责机制，《指导意见》中要求志愿服务记录证明应加盖出具主体公章，需要负责人与经办人签字，明确责任人。单位出具虚假证明或履行职责不及时的，将向其主管单位进行通报并由主管单位责令其改正。个人伪造志愿服务记录证明的，取消其因此获得的各项荣誉与优待，并书面告知相关单位。对出具、伪造虚假志愿服务记录证明的单位或个人，探索将其纳入单位或个人诚信体系，并以适当方式向社会公布。