Notice on Issuing the "Huizhou City Housing and Urban-Rural Development Bureau Guidelines for Owners' Meetings and Owners' Committees"

HBGS-2023-3关于印发《惠州市住房和城乡建设局业主大会和业主委员会指导规则》的通知惠市住建〔2023〕13号各县（区）人民政府（管委会），市政府各部门、各直属机构： 《惠州市住房和城乡建设局业主大会和业主委员会指导规则》业经市司法局审查通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。执行中遇到的问题，请径向市住房和城乡建设局反映。惠州市住房和城乡建设局 2023年1月29日 惠州市住房和城乡建设局业主大会和业主委员会指导规则 第一条 为规范本市行政区域内业主大会和业主委员会的活动，维护业主的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》《广东省物业管理条例》等法律法规规定，结合本市实际，制定本规则。 第二条 本规则所称的业主，是指房屋所有权人。 尚未依法办理房屋所有权登记，但符合下列情形之一且已合法占有该房屋的，在物业管理活动中享有业主权利、承担业主义务： （一）因人民法院、仲裁机构的法律文书或者人民政府的征收决定等取得房屋所有权的人； （二）因继承或者受遗赠取得房屋所有权的人； （三）因合法建造、拆除房屋等事实行为取得房屋所有权的人； （四）基于与建设单位之间的商品房买卖民事法律行为，已经合法占有建筑物专有部分的人； （五）法律法规规定的其他情形。 第三条 市住房城乡建设主管部门负责对本市业主大会和业主委员会日常活动进行监督和指导。 物业所在地的县（区）住房城乡建设主管部门和街道办事处、乡镇人民政府负责对成立业主大会和选举业主委员会给予指导和协助，负责对业主大会和业主委员会的日常活动进行监督和指导。 第四条 首次业主大会会议由业主依法向街道办事处、乡镇人民政府提出申请，街道办事处、乡镇人民政府应在收到申请后60日内负责组织、指导成立首次业主大会会议筹备组，并派出代表担任筹备组组长。 业主大会筹备组由业主代表、建设单位以及街道办事处、乡镇人民政府代表7至15人单数组成，其中业主代表应当不少于筹备组人数的60%。 第五条 筹备组可根据物业规模、物权份额、党员比例、委员的代表性和广泛性等因素，确定业主委员会委员候选人产生办法及名单。筹备组确定业主委员会委员、候补委员候选人名单后，应当在首次业主大会会议召开十五日前在物业管理区域的显著位置公告并书面通知全体业主。 第六条 筹备组应当依法履行职责，拟定业主管理规约草案和业主议事规则草案，并在提交业主大会表决前进行详细说明。 （一）确认业主名单、投票业主人数权数和投票专有面积权数； （二）管理规约中应依法依规明确住宅专项维修资金的筹集、管理和使用；共用部分经营与收益的分配管理；共同管理权的行使等； （三）业主大会议事规则中应明确业主大会会议召开形式、频次、议事方式、表决程序、业主代表产生方式、投票权数（业主人数和专有面积）、业主委员会职责、业主委员人数、任期、资格、业主委员会换届程序、补（增）选办法，业主大会工作经费和印章管理等。 第七条 筹备组应当自组成之日起90日内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议。 第八条 业主大会确定业主投票权数，面积和业主人数按照下列方式确定： （一）专有部分面积按照不动产登记簿记载的面积计算；尚未进行登记的，暂按测绘机构的实测面积计算；尚未进行实测的，暂按房屋买卖合同记载的面积计算。建筑物总面积，按照前项的统计总和计算。 （二）业主人数，按照专有部分的数量计算，一个专有部分按一人计算。但建设单位尚未出售和虽已出售但尚未交付的部分，以及同一买受人拥有一个以上专有部分的，按一人计算。总人数按照前项的统计总和计算。其中，一个专有部分有两个以上所有权人的，应推选一人行使表决权，但共有人所代表的业主人数为一人。 业主为无民事行为能力人或者限制民事行为能力人的，由其法定监护人行使投票权。 第九条 业主委员会是业主大会的执行机构，依法履行下列职责，并接受业主的监督： 业主委员会履行下列职责： （一）召集业主大会会议、向业主大会报告工作； （二）代表业主与业主大会决定选聘或者续聘的物业服务企业签订物业服务合同； （三）及时了解业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务企业履行物业服务合同； （四）督促业主、物业使用人遵守管理规约，协调处理物业管理活动中的相关问题； （五）配合街道办事处、乡镇人民政府、居（村）民委员会做好物业管理区域的社区建设工作； （六）督促业主按时交纳物业服务费及其他相关费用； （七）组织和监督住宅专项维修资金的筹集和使用； （八）法律、法规或业主大会赋予的其他职责。 第十条 业主大会会议分为定期会议和临时会议。 业主大会定期会议应当按照业主大会议事规则的规定由业主委员会组织召开。 有下列情形之一的，业主委员会应当在30日内组织召开业主大会临时会议： （一）经专有部分占建筑物总面积20%以上且占业主总人数20%以上的业主提议； （二）任期内业主委员会委员人数在候补委员递补后未达到本物业管理区域议事规则规定的业主委员会半数； （三）发生重大事故或者紧急事件需要及时处理； （四）业主大会议事规则或者管理规约规定的其他情况。 业主委员会未按照业主大会议事规则规定召开业主大会定期会议，或者发生应当召开业主大会临时会议的情况，业主委员会不履行组织召开会议职责的，物业所在地的县（区）住房城乡建设主管部门或者街道办事处、乡镇人民政府可以责令业主委员会限期召开；逾期仍未召开的，可以由物业所在地的居民委员会在街道办事处、乡镇人民政府的指导和监督下组织召开。 第十一条 业主委员会任期届满三个月前，应当组织召开业主大会会议选举产生新一届业主委员会。业主委员会任期届满仍未组织召开业主大会会议进行换届选举的，业主可以向物业所在地街道办事处、乡镇人民政府提出协助要求，街道办事处、乡镇人民政府应当给予协助。 业主委员会应当在任期届满三日内，将属于业主大会、业主委员会的有关财务、文件资料、印章等移交给新一届业主委员会。 业主委员会任期届满，不得继续履行职责。 第十二条 召开业主大会会议，应当在会议召开15日前，将会议的时间、地点、形式、议题、议程、表决规则、业主委员会委员候选人等事项向全体业主公告，公告期不少于15日。因发生重大事故或者紧急事件需要召开业主大会临时会议的，可以于会议召开前通知全体业主并告知临时召开的事由。 业主委员会组织召开业主大会会议，应当同时告知物业所在地的居民委员会。 第十三条 业主大会会议的表决事项鼓励采用电子投票。 采用纸质书面征求意见的，意见征求人需审查核实业主身份证明、物业权属证明以及投票权数等资料原件，并要求业主本人签名。 集体讨论应满足有关法律法规规定的参与率和通过率，可以按楼栋分组组织。 业主可以自行投票，也可委托他人投票，授权委托书需明确委托事项、委托权限、委托期限和委托权数。 业主大会会议有多项议题的，应就各议题设置投票表决。 第十四条 业主委员会应当向业主公布下列情况和资料： （一）管理规约、业主大会议事规则； （二）业主大会和业主委员会的决定； （三）物业服务合同； （四）专项维修资金的筹集、使用情况； （五）物业共有部分的使用和收益情况； （六）占用业主共有的道路或者其他场地用于停放汽车车位的处分情况； （七）业主大会和业主委员会工作经费的收支情况； （八）其他应当向业主公开的情况和资料。 业主委员会应当开设业主共有资金管理账户，用于管理第（五）（六）（七）项有关资金。账户设立或变更后15日内，应在公共区域公示该账户。业主委员会应当按季度公示业主共有资金收支结余和收支项目明细情况。 业主可以查阅业主大会、业主委员会所有会议资料，并有权就物业管理事项向业主委员会提出询问，业主委员会应当及时予以答复。 第十五条 鼓励进行业主委员会经济责任审计，审计事项由业主大会决定。业主委员会应当配合审计工作，并提供审计所需资料，不得转移、隐匿、篡改、毁弃或者拒绝、拖延提供审计有关文件、资料。 业主对业主共有资金收支情况有异议的，业主委员会应及时进行说明。说明不清的，经物业管理区域占业主总人数20%以上的业主联名，可以提议业主大会进行审计。提议经业主大会会议表决通过后，由业主大会委托具有资质的会计师事务所进行审计，审计费用从业主共有资金中列支。 第十六条 业主委员会刻制业主大会、业主委员会印章时，应当提供业主大会和业主委员会成立的备案登记资料，并提供相应完善的印章管理制度。业主委员会印章应当标明业主委员会的届数和任期。 第十七条 有下列情况之一的，业主委员会委员资格自行终止，业主委员会应当在物业管理区域内进行公告，并向业主大会报告： （一）因物业转让，灭失等原因不再是业主的； （二）因疾病等原因丧失履行职责能力的； （三）任职期间被依法追究刑事责任的； （四）本人以书面形式向业主大会或者业主委员会提出辞职的； （五）业主大会议事规则约定的其他情形。 第十八条 业主委员会委员有下列情况之一的，由业主委员会三分之一以上委员或者持有20%以上投票权数的业主提议，业主大会或者业主委员会根据业主大会的授权，可以决定是否终止其委员资格： （一）不履行委员职责的； （二）利用委员资格谋取私利的； （三）拒不履行业主义务的； （四）侵害他人合法权益的； （五）因其他原因不宜担任业主委员会委员的。 业主大会会议决定是否终止业主委员会委员职务时，应当允许该委员提出申辩，并记录归档。 第十九条 业主委员会会议应当按照业主大会议事规则的规定定期召开，在决定物业管理有关事项前，应公开征求业主意见，并报告社区党组织和居（村）民委员会。 在物业管理区域内，业主大会、业主委员会应当积极配合相关居（村）民委员会依法履行社会治理职责和自治管理职责，支持居（村）民委员会开展工作，并接受其指导和监督。 第二十条 业主委员会应当建立工作档案，并指定专人保管。档案一般包括以下内容： （一）业主大会、业主委员会的会议记录； （二）业主大会、业主委员会决议、决定； （三）业主委员会选举及备案资料； （四）业主及业主代表名册； （五）物业服务合同及其他专项服务合同； （六）业主和物业使用人的书面意见、建议书； （七）业主共有资金收支情况，会计凭证、会计账簿、财务报表等财务资料； （八）共有物业及其使用、管理相关档案； （九）业主大会议事规则、管理规约、印章管理制度、停车场管理制度、共有资金财务管理制度等有关文件； （十）其他相关资料。 第二十一条 业主不得擅自以业主大会或者业主委员会的名义从事活动。业主以业主大会或者业主委员会的名义，从事违反法律、法规的活动，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，依法给予治安管理处罚。 第二十二条 物业管理区域内，可以召开物业管理联席会议。物业管理联席会议由街道办事处、乡镇人民政府负责召集，根据工作需要由县（区）住房城乡建设主管部门、公安派出所、居（村）民委员会、业主委员会和物业服务企业等单位的代表参加，共同协调解决物业管理活动中遇到的问题。 会议召集人应整理并保管联席会议的记录及有关资料。 第二十三条 本规则未规定的事宜，按《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》等有关法律法规的规定执行。 第二十四条 本规则自2023年4月1日起施行，有效期5年。