Notice on Launching Pilot Work for Electronic Document Archiving and Electronic Archive Management of Construction Projects

各有关单位： 为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《“十四五”深圳市档案事业发展规划》有关要求，进一步提升建设项目电子文件归档和电子档案管理水平，推动建设项目电子文件归档和电子档案管理持续发展，结合我市实际情况，决定在全市开展建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作（以下简称“试点工作”）。现将有关事宜通知如下： 一、总体要求 试点工作依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号），按照“自愿申报，择优选取”的原则，从不同行业、不同类型管理模式选取试点项目，形成可复制、可推广的建设项目电子文件归档和电子档案管理方案和经验。 二、试点任务 1.建立以电子文件归档和电子档案管理规范化、科学化为核心，相关单位和人员权责明确，覆盖从建设项目电子文件“形成、流转、归档”到电子档案“移交、保管、利用”等的全流程管理制度体系。 2.研究建设项目电子文件归档和电子档案管理中存储格式、元数据、电子签名、封装和备份等关键技术方案，提出保证电子文件真实性、完整性、可用性和安全性的解决方案。 3.研究具有可操作性的建设项目电子文件归档和电子档案管理系统功能需求，提出适合项目管理需要的电子文件归档和电子档案管理系统建设方案。 4.研究基于大数据、云计算、人工智能、BIM等的建设项目电子档案数据挖掘，提出电子档案更好服务项目建设、运行和管理的利用方法。 三、试点条件 1.项目档案管理水平领先，项目信息化程度较高，项目管理业务系统能够形成、收集、整理和归档电子文件及其元数据，档案管理系统具备电子档案管理、安全管理、系统管理等基本功能，能够按照相关标准规范和项目实际需求对系统功能进行扩展，项目管理业务系统和档案管理系统完成对接或已预留接口。 2.项目管理业务系统能够有效支撑工程项目管理活动，保证线上线下一致，且具备对工程管理行为和施工作业行为实时生成数据的功能，能够实现行为数据自动归档，建设工程档案能够实现和行为数据的匹配。 3.对电子文件归档和电子档案管理相关的电子签名、数据封装等技术具有一定的研究基础,具备研究和解决电子文件真实性、完整性、可用性和安全性方面的技术条件。 4.领导重视支持档案工作和试点工作，能够为试点所需的人员、技术、资金等提供保障。 四、申报程序 1.各试点候选单位从试点任务中选择一项或几项作为试点内容，并编制试点项目申报表（见附件）。 2.市住房建设局、市档案局审核试点方案，确定试点项目；跟踪指导试点工作,开展年度检查。 3.各试点项目单位及时总结试点工作，形成可推广、可复制的经验和做法，试点完成后及时报送试点工作总结报告。 4.市住房建设局、市档案局组织试点验收,宣传推广试点成果。 请各单位于2023年6月30日前将试点项目申报表报送至市住房建设局，并抄送至市档案局。 附件：深圳市建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目申报表深圳市住房和建设局 深圳市档案局 2023年5月15日 （联系人：邱媛、杨聪；联系电话：88125565、88125337）